Menyeleksi Medium Yang Tepat
Suatu medium adalah suatu bentuk yang dipilih untuk mengkomunikasikan sebuah pesan. Bisa berupa: tatap muka, surat, e-mail, voice mail, dsb.
Di sini kita akan membicarakan media menjadi:
Media Tradisional yang meliputi:
Media lisan
Media tulis
Media Elektronik
Media lisan
Media tulis
MEDIA LISAN
Media lisan yang utama terdiri dari percakapan langsung bertatap muka, pidato, presentasi dan rapat.
Keunggulan media lisan:
Media lisan menyediakan umpan balik dengan segera
Media lisan memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi
Media lisan meliputi berbagai isyarat nonverbal (baik isyarat fisik maupun perubahan nada suara).
Media lisan memungkinkan Anda mengekspresikan emosi di balik pesan Anda.
Media lisan tradisional berguna untuk mendorong orang bertanya, memberikan komentar dan bekerja sama untuk mencapai sebuah konsensus atau keputusan.
Kelemahan media lisan:
Media lisan membatasi partisipasi bagi mereka yang hadir secara fisik
Media lisan tidak menyediakan rekaman komunikasi yang permanen dan dapat dibuktikan, tanpa alat perekam tertentu.
Media lisan mengurangi kendali komunikator pada pesan
Media lisan sering kali mengabaikan kemungkinan untuk memperbaiki atau mengedit kata-kata yang Anda ucapkan.
MEDIA TULIS
Pesan-pesan tertulis memiliki banyak bentuk seperti: memo, surat dan laporan tradisional.
Memo digunakan untuk pertukaran informasi rutin sehari-hari dalam suatu organisasi, yang bersifat kurang pribadi bila dibandingkan dengan surat (karena terbuka).
Surat merupakan pesan tertulis yang dikirimkan kepada para penerima di luar organisasi sehingga selain berfungsi untuk menyampaikan pesan tertulis, surat juga mempunyai fungsi penting sebagai hubungan masyarakat dalam membantu mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan para pelanggan, pemasok dan pihak-pihak lain.
Keunggulan media tulis:
Media tulis memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan mengendalikan pesan Anda.
Media tulis bersifat permanent dan dapat diverifikasi
Media tulis membantu Anda menjangkau seorang penerima yang jauh secara geografis.
Media tulis meminimkan distorsi yang ada pada pesan-pesan lisan
Media tulis dapat digunakan untuk menghindari interaksi dengan segera.
Media tulis meredam setiap komponen emosional yang tidak pantas.
Kelemahan media tulis:
Banyak media tulis tidak kondusif untuk umpan balik yang cepat
Media tulis kekurangan isyarat nonverbal dibanding media lisan.
Media tulis membutuhkan waktu yang lama
Media tulis membutuhkan sumber daya yang banyak untuk membuat dan mendistribusikannya.
Media tulis membutuhkan keterampilan khusus dalam persiapan dan memproduksinya.
MEDIA ELEKTRONIK
Media elektronik dapat berupa: e-mail, telephone, videotape, faks, voice mail, pesan instant, situs web dan banyak lagi. Media elektronik dapat memberi impresi yang lebih kuat pada para penyelia, pelanggan, investor, atau para penerima penting lainnya. Media elektronik dapat meningkatkan kesenangan dan daya tarik visual dengan animasi computer, video, bahkan dengan musik.
Dengan media elektronik Anda akan mempunyai lebih banyak pilihan alat-alat komunikasi, tetapi pilihan itu sendiri dapat membuat proses komunikasi menjadi rumit. Untuk itu pilihlah alat yang bekerja paling baik dalam mengerjakan seluruh perkejaan dalam setiap situasi.
Inilah petunjuk untuk membantu Anda menentukan kapan memilih media elektronik.
Telephone, masih tetap alat yang sangat berarti bagi organsiasi untuk berkomunikasi baik internal maupun eksternal. Kini telepone telah bergabung dengan teknologi internet yang menghasilkan VoIP (Voice over IP, Internet Protocol) pelayanan telephone berbasis internet yang menjanjikan pelayanan pembicaraan jarak jauh yang lebih murah untuk bisnis ke seluruh dunia.
Voice Mail dapat menggantikan memo pendek dan panggilan telephone yang tidak memerlukan respon. Alat ini paling baik untuk pesan-pesan pendek yang tidak ambigu. Voice mail memcahkan kesulitan zona waktu dan dapat mengurangi kertas kerja dalam kantor. Voice mail alat yang kuat untuk mengkomunikasikan emosi atau nada suara. Juga sangat baik untuk memberikan citra yang bersifat positif.
Teleconference dan Videoconferencing merupakan alat-alat terbaik untuk rapat yang bersifat informatif, namun kurang baik untuk rapat yang memerlukan interaksi tinggi, seperti negoisasi. Rapat secara online lebih murah dibandingkan dengan videoconfrencing tradisional.
Videotape dan DVD seringkali efektif untuk mengirimkan suatu pesan yang mendorong motivasi kepada sejumlah besar orang. Alat-alat ini dapat memperkuat citra ketulusan dan dapat dipercaya dari pengirim pesan, namun alat tersebut tidak memberikan peluang untuk memberi umpan balik dengan segera.
Dokumen-dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk mengirim bahan-bahan tertulis melalui jaringan e-mail dan pesan instant atau pada CD-ROM. Bisa dibuat melalui pengolah kata (word processor), Adobe’s Portable Document Format (PDF) yaitu jenis dokumen elektronik yang paling popular, yang lebih bebas virus dibanding pengolah kata.
Faks dikirim dengan menggunakan jaringan telephone. Karakteristik fak: Tidak memiliki privacy sseperti surat, juga tampak kurang mengena dan singkat, tampak kurang professional, bergantung kualitas mesin faks.
E-mail menawarkan peningkatan akses kepada para karyawan lain dengan cepat, biaya murah, portable, dan alat yang menyenangkan (bisa menjangkau penerima yang banyak dan mengatasi zona waktu). E-mail paling baik untuk informasi singkat, tidak kompleks dan sensitive terhadap waktu. Namun kenyamanan dan kecepatan e-mail menyumbang pada pesan yang dipahami dengan buruk dan pesan yang membingungkan sehingga membuang waktu bukan menghemat.
Pesan instant (instant messaging, IM) memungkinkan percakapan dengan teks dalam grup kecil secara real time dan bersifat satu orang ke orang lain. IM lebih cepat dari e-mail lebih serba guna dibanding telephone. Teks langsung ditampilkan pada layar komputer penerima. Kini dapat bertukar dokumen atau mengadakan rapat virtual online dalam area chat pribadi. IM terbaru bisa mengirim berkas lampiran, video dsb.
Situs Web menawarkan komunikasi interaktif melalui hyperlink, memungkinkan para pembaca untuk menyerap informasi secara tidak berurutan. Pembaca dapat mengambil informasi yang dibutuhkan dan melewati informasi lainnya.
Kelebihan media elektronik:
Dapat mengirim pesan dengan cepat
Menjangkau banyak penerima yang secara fisik berada jauh dari pengirim
Menjangkau penerima yang tersebar secara pribadi
Menawarkan kekuatan format multi media yang persuasive
Dapat meningkatkan akses dan keterbukaan dalam organisasi.
Kelemahan Media Elektronik
Bila digunakan kurang hati-hati dapat menciptakan konflik
Dengan mudah dapat digunakan secara berlebihan
Tidak memiliki privacy
Dapat mengeringkan produktivitas karyawan
D. Dwikori Sitaresmi, M.A.
0 Response to "Menyeleksi Medium Yang Tepat"
Post a Comment