FUNGSI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Fungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan.
Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Untuk mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat, menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dengan tepat.
F. DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT
Rapat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamis tapi rapuh. Dinamika rapat sangat ditentukan oleh penyelenggaraan rapat, yakni orang yang mengundang rapat. Mereka mengendalikan peserta rapat dan bertanggung jawab atas terciptanya suasana rapat yang kondusif. Untuk itu penyelenggara rapat harus memiliki kapasitas kemampuan yang memadai dalam hal pengetahuan tentang alasan diselenggarakannya rapat, seperta yang harus diundang, dan tempat penyelenggaraan rapat yang memadai. Kekuatan dinamika rapat bermula dari kesiapan seluruh peserta sebelum rapat dimulai.
Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk memberikan masukan. Rapat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signifikan. Sebaliknya rapat yang didukung oleh suasana yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.
Suasana rapat dapat berubah menjadi negatif apabila terjadi hal-hal berikut berikut :
1. Pimpinan rapat datang terlambat
2. Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
3. Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar
4. Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu
5. Peserta rapat datang terlambat
6. Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon.
7. Peserta menunjukkan ketidaksiapan.
0 Response to "FUNGSI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS "
Post a Comment