MEKANISME PENGENDALIAN
1.1 DASAR PEMIKIRAN
P2KP dikelola melalui desentralisasi manajemen. Di tingkat Pusat, manajemennya ditangani oleh Konsultan Manajemen Pusat (KMP) sedangkan di tingkat daerah pengelolaannya dibagi dalam beberapa Satuan Wilayah Kerja (SWK) yang masing-masing ditangani oleh satu Konsultan Manajemen Wilayah (KMW)
Untuk organisasi yang mempraktekan desentralisasi, pengendalian manajemen merupakan suatu keharusan. Desain Manajemen Proyek menetapkan, pengendalian P2KP dilakukan secara berjenjang dengan pusat pengendaliannya pada KMP. KMP yang bertugas melakukan pengendalian manajemen dan pengendalian tugas sekaligus. Untuk pengendalian manajemen, KMP akan mengkoordinasikan aktifitas KMW, mengkomunikasikan informasi, mengevaluasi informasi, memutuskan tindakan yang seharusnya diambil dan mendorong pelaku P2KP untuk mengubah perilaku yang tidak konstruktif. Sedangkan untuk pengendalian tugas, KMP akan memastikan bahwa pelaksanaan siklus P2KP telah dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.
Dalam pelaksanaannya, KMP mempunyai Unit Satuan Kerja (USK) Pengendalian yang disebut USK Monev. USK ini bertugas untuk memfungsikan elemen-elemen sistem pengendalian, yaitu; 1. Informasi mengenai apa yang sedang terjadi, (QS, SIM, Laporan-laporan) 2. Angka indikator standar, 3. Verifikasi atas apa yang sebenarnya terjadi, 4. Umpan Balik dan 5. Jaringan komunikasi.
1.2 TUJUAN
Dalam koridor mekanisme pengendalian Monev, untuk menjaga keselarasan antara progress dan substansi pelaksanaan kegiatan P2KP-3, yang mempunyai tujuan, antara lain:
1. Sebagai basis kendali progress pelaksanaan kegiatan dengan alat analisis QS dan Master Schedule.
2. Sebagai basis kendali capaian substansi dengan alat analisis: capaian indicator performance, instrument monitoring, instrument uji petik.
1.3 HASIL YANG DI HARAPKAN
Monitoring dan Evalusi sebagai basis kendali progress dan substansi akan mempunyai implikasi yang mempengaruhi proses pelaksanaan kegiatan. Dinamika pelaksanaan kegiatan P2KP-3 dengan ketersediaan waktu yang ketat, maka peran pengendali dalam hal ini merupakan focus dari kegiatan Monitoring dan Evalusi menjadi sangat dominan perannya.
Dengan demikian hasil dari pengendallian dalam koridor monev adalah:
1. Memastikan progress pelaksanaan kegiatan P2KP tidak terlalu menyimpang dari time frame yang telah ditentukan dalam master schedule,
2. Memastikan proses fasilitasi kegiatan pelaksanaan Siklus P2KP sesuai indikator yang telah ditentukan,
3. Termanfaatkan informasi yang telah tersedia (QS, SIM dan PPM) sebagai basis penyusunan strategi atau rekomendasi rencana tindak dengan melakukan proses analisis hasil.
4. Memastikan setiap kerangka acuan yang disusun untuk dilaksanakan berdasarkan pada koridor yang telah ditentukan (PAD, Pedoman Umum, Pedoman Teknis).
1.4 STRATEGI PENGENDALIAN
Untuk memberikan dukungan pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan dalam koridor P2KP-3 (Pedoman Umum, Pedoman Teknis, Kerangka Acuan Pelaksanaan Kegiatan), maka diperlukan mekanisme pengendalian yang dirumuskan dalam strategi pengendalian.
Kerangka teknis dalam pelaksanaan strategi pengendalian sangat penting unutk dijadikan sebuah rumusan dalam rangka menjamin proses pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kualitas yang telah ditentukan atau pengendalian sebagai upaya untuk menjaga kualitas pekerjaan (QUALITY CONTROL).
Agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kualitas yang telah ditentukan, maka diperlukan tahapan dalam penyusunan strategi pengendalian, antara lain :
1. Tahapan Persiapan
Merupakan tahapan untuk menpersiapkan kelengkapan menjelang pelaksanaan kegiatan (Siklus P2KP-3) maupun kegiatan dalam event pelatihan dan sosialisasi.
Ditingkat KMP tahapan persiapan ini didukung dengan penyiapan secara teknis aplikasi yang dibutuhkan KMW, antara lain: Master Schedule sebagai basis referensi durasi waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan, Aplikasi QS, Aplikasi SIM, Aplikasi PPM, Aplikasi WEB, Kerangka Acuan Pelaksanaan Kegiatan atau TOR, Pedoman Teknis.
Untuk KMW tahapan ini dilaksanakan sebagai upaya penyiapan kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan mekanisme atau koridor yang telah disusun oleh KMP P2KP-3
2. Tahapan Pelaksanaan
Tahapan ini merupakan tahapan lanjut dari tahapan persiapan. Merupakan tahapan implementasi dari koridor yang telah ditentukan atau tersusun dalam Kerangka Acuan Kerja.
Dalam tahapan ini perlu dilakukan proses monitoring secara langsung oleh unsur-unsur pengendali KMW (TA, Korkot, Askorkot), untuk memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan mekanisme yang telah disusun agar tidak terjadi distorsi dalam pelaksanaannya.
3. Tahapan Evaluasi
Merupakan tahapan kegiatan pasca tahapan Persiapan dan Tahapan Pelaksanaan. Fungsi dari evaluasi adalah sebagai media refleksi bersama untuk memberikan umpan-balik tentang kegiatan yang sedang berlangsung dalam bentuk rekomendasi hasil pelaksanaan kegiatan yang dapat digunakan sebagi referensi dalam penyusunan strategi lanjut hasil temuan monitoring.
0 Response to "MEKANISME PENGENDALIAN "
Post a Comment