Kesalahan Yang Perlu Dihindari Dalam Rapat
Kesalahan
Yang Perlu Dihindari Dalam Rapat. Agar rapat dpat berjalan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tujuan dari rapat itu sendiri, ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan menjadi faktor kesalahan dalam rapat, yaitu :
1. Monopoli oleh pimpinan rapat, perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mereka itu berisi hal-hal yang dapat membantu perkembangan perusahaan. Adanya monopoli dari pimpinan rapat akan membatasi kreativitas dari tiap peserta, dan mungkin saja dari sebagaian mereka akan kecewa dan tidak akan memperhatikan materi rapat yang ada. Hal semacam ini sebaiknya dihindari agar suasana rapat menjadi lebih mengarah pada tujuan yang sebenarnya.
2. Melawak, jika rapat hanya diisi dengan obrolan-obrolan yang tidak berguna seperti melawak, tentunya tidak akan membawa dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat itu sendiri. Memang dalam penyampaian materi kadang kala perlu adanya ungkapan humor yang dapat menghilangkan kejenuhan. Namun jika seluruh pembahasan rapat diisi dengan humor, tentunya akan mengurangi arti dan makna dari rapat itu sendiri.
3. Lepas kendali, apabila terjadi perdebatan dalam rapat, hendaknya masing-masing orang yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas kendali dan emosional. Suasana rspat yang ysng dipenuhi dengan situasi emosional dan tidak terkendali hanya akan membuat kisruh rapat saja, sehingga tujuan rapat yang sebenarnya tidak tercapai.
4. Mengumpat, terkadang dalam memimpin rapat, seorang pemimpin menggunakan teknik atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh peserta rapat. Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau mengumpat-umpat karena tidak menyukainya. Peserta rapat hendaknya sabar dan tetap mengikuti rapat sampai selesai. Dalam hal keputusan rapat telah ditetapkan, dan terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak, maka bagi peserta rapat dapat menerimanya secara lapang dada atau ”legowo” karena keputusan tersebut merupakan hasil akhir yang menjadi keputusan bersama.
5. Memberi keleluasaan terlalu longgar, hendaknya peserta rapat tidak diberikan keleluasaan yang longgar karena hanya akan menyebabkan ”hujan pendapat” yang tidak akan menimbulkan suatu titik temu. Perlu adanya pembatasan terhadap keinginan para peserta yang ingin menyampaikan pendapat, saran atau kritikan.
6. Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel, memang bagi pemimpin rapat sering harus menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. Apabila pertanyaan yang diajukan tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia menahan diri dan menjawab dengan menggunakan kata-kata yang persuasif, tidak merasa jengkel, emosi apalagi sampai marah-marah.
7. Tidak siap, matangnya persiapan sebelum, pada saat, dan sesudah rapat akan sangat menunjang kelancaran rapat itu sendiri. Persiapan disini menyangkut, materi, alat bantu, undangan bagi peserta, ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri dalam menyampaikannya. Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang berlangsung dapat berjalan dengan lancar.
Di lain pihak seorang manajer juga harus memahami bahwa tidak semua karyawan menyukai rapat. Ada beberapa sebab, mengapa karyawan enggan atau kurang interest mengikuti jalannya rapat :
1. Rapat terlalu lama.
2. Agenda rapat terlalu padat.
3. Peserta rapat terlalu banyak.
4. Orang yang berkompeten tidak hadir.
5. Orang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat.
6. Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik.
7. Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat.
8. Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan.
9. Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain.
10. Rapat berakhir tanpa kesimpulan.
11. Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai
0 Response to "Kesalahan Yang Perlu Dihindari Dalam Rapat "
Post a Comment