» » Cara Merencanakan Presentase Bisnis

Cara Merencanakan Presentase Bisnis


Merencanakan Presentasi
A.     Kajilah Tujuan Iklan
Anda, seperti Bob Trent, harus memulai persiapan dengan mengkaji tujuan-tujuan presentasi. Mengkaji tujuan sama dengan mudahnya dengan bertanya kepada orang yang emminta atau memperbolehkan anda untuk berbicara, untuk meyakinkan bahwa anda berdua berada pada “panjang gelombang yang sama”. Anda mungkin ingin membuat tujuan tertulis yang disetujui semua pihak. Apabila anda pemrakarsa proposal, cara yang bijaksana adalah menghubungi orang yang berwenangdalam bagian atau agen tempat anda merencanakan presentasi untuk menegaskan pemahaman harapan anda. Sebagai contoh, seorang konsultan menyurati direktur huungan pelanggan di perusahaan penerbangan besar untuk mengkonfirmasikan harapan-harapan tentang proposal pelatihan. Direktur tersebut menguraikan keterbatasan anggaran. Oleh karena itu, konsultan harus secara ekstensif memodifikasikan program pelatihan yang diusulkan untuk menekan biaya. Penjualan ternyata berhasil. Jika konsultan tidak menghubungi perusahaan penerbangan, proposal akan ditolak karena tidak realistis.
Pengkajian tujuan memaksa anda menentukan apa yang anda inginkan dari para penyimak dengan cepat. Dengan kata lain, tanggapan apa yang diinginkan? Sebagai contoh, anda memerlukan dana sebesar 100.000 dolar dari direksi persetujuan dan proyek pengembangan atau meminta persetujuan mengenai kampanye periklanan yang baru atau peningkatan anggaran sebesar 10% untuk personel tambahan. Tujuan harus ditulis dalam kalimat yang sederhana, jelas, dan singkat yang memenuhi criteria berikut:
1.      Deskriptif. Tujuan harus dinyatakan sedemikian rupa sehingga mengenali reaksi yang diinginkan khalayak. Mager (1962) menyebutnya sebagai “pengenalan tingkah laku akhir” yang diinginkan dari pokok-pokok yang anda coba pengaruhi. Jika anda hanya menyatakan, “saya ingin menunjukan kepada hadirin kelebihan system pengendalian computer terpusat,” anda mempunyai masalah. Mengapa? Pernyataan tersebut, seperti yang telah dikatakan, tidak memberikan tanggapan yang bersala dari khalayak. Sebaliknya jika tujuan anda disusun dengan kata-kata “saya ingin Dewan Pengawas Central University menyetujui pembelian system computer terpusat dari American Energy Foundation,” anda dapat menilai keberhasilan proposal anda.  
2.      Spesifik. Pernyataan tujuan yang baik adalah sederhana, jelas, ringkas, dan spesifik. Pernyataan tujuan yang baik mengajukan pertanyaan standar wartawan (siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana) tentang sasaran anda sekhususu dan setepat-tepatnya.
3.      Realistis. Sasaran yang tidak realistis dapat mengekibatkan frustasi. Tidaklah layak mengharapkan dukungan untuk setiap proposal yang anda buat. Seorang penjual yang bertugas di agen penjualanuntuk pertama kalinya beruntung ditawari berkaliling pabrik atau diundang menghadiri presentasi untuk para kepala bagian. Ketua jurusan di Universitas yang meminta dana untuk laboraturium jurnalistik yang diperlengkapi dengan pengolah kata state-of-the-art mungkin sebenarnya menerima dana untuk membeli mesin tik manual dan kontrak perbaikan selama satu tahun. Menentuka sasaran yang realistis dapat membawa keberhasilan yang lebih besar dan menghindarkan ketidakpuasan tertentu.
Contoh-contoh tujuan yang spesifik
Saya mengharapkan direksi Sento Group mengesahkan pembelian 75 buah personal computer, system interface untuk menghubungkan jaringan, dan perangkat lunak bisnis yang tepat dari American Computer Systems.
Saya mengharapkann Dekan College of Art and Sciences mengesahkan lima posisi untuk lulusan asisten pengajaran untuk jurusan komunikasi.
Saya mengharapkan direksi Southeren Biochemical Corporation mengesahkan pembelian 3 acre tanah yang berdekatan dengan tanah milik yang sekarang dimiliki perusahaan. 
B.     Menganalisis Khalayak
Penyaji harus memahami sifat badan pengambil keputusan. Pokok ynang penting adalah persiapan anda akan akan lebih mudah sejak awal jika anda memusatkan perhatian kepada para penyimak. Apa yang harus anda pertimbangkan? Apa yang harus anda cari? Tidaklah mungkin mempelajari sesuatu mengenai khalayak, tetapi jawaban pertanyaan berikut ini sangat membantu anda.
            Apa nama kelompok (orang) yang akan anda hadapi?
            Apa fungsi pengambilan keputusan mereka?
Siapa yang mengatur kelompok? Apa tanggung jawab pekerjaan mereka? Seberapa besar pengaruh yang akan dimiliki setiap orang dalam keputusan?
            Apa yang diketahui kelompok tentang anda?
            Apa kesan kelompok terhadap perusahaan atau bagian yang anda wakili?
Pengalaman apa yang dimiliki pengambil keputusan yang berhubungan dengan gagasan, produk, atau jasa yang diusulkan?
Sudahkah para anggota unit anda membuat presentasi di depan dewan tentang sifat yang serupa? Kapan?
            Apa tanggapan terhadapa proposal sebelumnya?
Analisis khalayak mungkin ditingkatkan melalui penggunaan sumber-sumber internal. Misalnya, jika seseorang dalam organisasi anda sebelumnya mengadakan presentasi suatu agen, orang tersebut mungkin telah memperoleh pengalaman-pengalaman yang sangat berharga. Lagipula anda dapat memeriksa alat bantu multimedia yang dimanfaatkan dalam presentasi sebelumnya untuk menentukan apakah ada lagi alat bantu yang mungkin berguna.
C.     Mengembangkan Gagasan Utama
Bersamaan denganpengembangan awal dalam tujuan dan analisis khalayak, pengembangan pokok utama (pusat) atau tema untuk presentasi merupakan hal penting. Tujuan ini slalu berpusat pada khalayak. Tujuan khusus anda adalah sasaran, dan gagasan utama anda adalah cara untuk mencapai sasaran itu. Kembali kepada contoh tujuan yang telah dikenali sebelumnya, berikut ini adalah contoh gagasan utama untuk setiap tujuan yang spesifik.
Contoh gagasan utama:
Pembelian personal computer, jaringan interface, dan perangkat lunak bisnis yang tepat dari American Computer Systems akan member Sento Group perlengkapan paling efisien dan sangat efektif dalam industri.
Jurusan Komunikasi memerlukan lima lulusan asisten pengajaran untuk melaksanakan misi instruksional jurusan.
Pembelian 3 ekar tanah yang berdekatan dengan tanah milik Southern Biochemical akan memungkinkan pengembangan pabrik secara fisik.
            Gagasan utama yang baik harus ringkas dan langsung. Gagasan ini merupakan penyingkatan dari keseluruhan presentasi menjadi satu kalimat deklaratif. Pernyataan gagasan utama harus sesuai dengan pernyataan tujuan dengan cara bertindak sebagai sarana untuk mencapai sasaran presentasi.
  1. Mengembangkan Pokok-pokok Utama
Setiap pokok utama harus mendukung, menggambarkan, dan menjelaskan gagasan pokok dari suatu pesan. Sebagai penyaji harus mengutarakan presentasi Anda dengan bahasa yang sederhana, ringkas, dan jelas. Pokok-poko utama dapat menaati rangkaian perintah yang bersifat kronologis, topikal, iklimatis, spasial, kausal, pemecahan masalah, atau memotivasi. Pada dasarnya ini menjadi tahap awal dalam pembuatan sketsa.
  1. Mengkonsultasikan Sumber-sumber Informasi
Setelah mempertimbangkan pengetahuan dan pengalaman Anda sendiri, buatlah daftar mengenai pokok-pokok saat Anda tidak membutuhkan informasi tambahan. Lalu, buatlah daftar pokok-pokok yang membutuhkan penelitian. Data yang berguna muncul dalam berbagai bentuk dan berbagai sumber.
  1. Mencatat Data
Ketika mengumpulkan data Anda harus mencatat data tersebut dengan sistmatis dan akurat sehingga Anda dapat melihat-lihat kembali pada sumber-sumber untuk pembuktian referensi mendatang. Sebaiknya Anda mengumpulkan sebanyaknya materi daripada yang sebenarnya Anda gunakan dalam menyampaikan pesan. Informasi tambahan ini akan memberi Anda sumber-sumber yang diperlukan ketika Anda tertantang oleh seorang anggota khalayak selama atau setelah presentasi
  1. Membuat Sketsa Presentasi
Setelah membuat daftar materi, Anda harus menyusun materi dengan urutan yang logis.Buatlah sketsa dari semua materi yang menurut Anda paling berguna untuk menyusun kata-kata dan menyampaikan presentasi. Beberapa pembicara menggunakan sketsa kata kunci dan ada pula pembicara yang lebih menyukai sketsa kalimat penuh.
Storyboard : Alternatif Pembuatan Sketsa
Storyboard membantu menggabungkan narasi  dan visual dalam satu lembar tunggal. Storyboard dipersiapkan melalui lembaran-lembaran kertas yang dibagi dua scara horizontal. Bagian tengah ke atas disediakan untuk visual, dan bagian tengah ke bawah untuk narasi yang mengomentari visual. Storyboard biasanya digunakan untuk merencanakan iklan televisi dan presentasi slide. Modifikasi storyboard tradisional adalah storyboard audio/video. Storyboard dapat dievaluasi dan dikaji dalam suatu pertemuan. Tempelkan storyboard di dinding, aturlah dengan urutan yang tepat, dan ukur efektifitasnya dengan menguji arus informasi.
  1. Menggunakan catatan
Tidak semua pembicara menggunakan catatan. Biasanya, para penyaji  cenderung lebih banyak menggunakan catatan daripada yang diperlukan dan mereka terlalu sering melihat catatan. Alat batu multimedia sering meggantikan kebutuhan terhadap catatan mengenai hal-hal penting dalam suatu presentasi. Sebaiknya lakukan percobaan untuk mengetahui hal terbaik bagi anda, namun cobalah membatasi penggunaan catatan. Jangan berusaha menyembunyikan penggunaan catatan dari khalayak. Catatan lebih efektif bila digunakan secaara terbuka dan hanya pada saaat yang diperlukan.
  1. Latihan
Latihan merupakan langkah selanjutnya dalam perencanaan. Anda tidak bisa berlatih terlalu sering, tetapi hindarilah membuat presentasi menjadi basi dan sekedar dihafal. Anda sebaiknya mengulas materi, baik secara lisan maupun dalam hati.
  1. Mengumpulkan Umpan Balik
Setelah berlatih presentasi secara cermat, sekarang anda siap mengundang sekelompok teman untuk melakukan gladi resik. Kerja sama dan bimbingan yang diberikan orang-orang ini dapat menjadi hal kritis bagi keberhasilan anda sebagai penyaji. Idealnya, kelompok tersebut bertindak sebagai dewan penilai, yaitu sekelompok pengulas yag bersifat tegas tetapi objektif yag mengevaluasi manfaat, bukti, dan argumen serta penyusunan gagasan dan gambaran anda. Merek juga dapat mensosiodramakan berbagai pertanyaan yng mungkin diajukan oleh para pengambil keputusan. Semakin sulit pertanyaan yang dikemukakan oleh mereka, semaki siap anda menghadapi pembeli atau direksi yang paham akan hal tersebut.
Setelah melakukan gladi resik, sebaiknya anda mengambil saran-saran yang berguna. Perjelaslah bagian yang membingungkan dan perkuat atau hapuslah argumentasi yang lemah. Revisi atau hapuslah gambar-gambar yang tidak sesuai dengan tujuan. Demikian juga, yainkanlah bahwa anda dapat mengoperasikan perangkat keras atau peraalatan elektronik yang akan digunakan.
  1. Gladi Resik
Melalui penggunaan kelompok evaluator kritis yang sama seperti sebelumnya, berikan storyboard narasi dan visual anda pada percobaan terakhir. Tentukanlah waktu presentasi dan, jika perlu, ubahlah.

Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Cara Merencanakan Presentase Bisnis"

Post a Comment

Subscribe to: Post Comments (Atom)