DEFINISI PROSEDUR KANTOR
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya
George R. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”
B. Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya.
Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
Ø Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti
Ø Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya
Ø Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.
Ø Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang
Ø Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.
1. Keuntungan Sistem Dan Prosedur
a. System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan- batasan, departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing – masing departemen , divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.
b. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan.
Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig
Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial
c. Keseragam,an aktivitas kerja tercapai
Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.
Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk- petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat.
d. Tinggkat kesalahan menjadi berkurang.
Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil, dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.
2. Metode System
A. BLACKBOX APPROACH.
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.
Contoh : bagian pencetakan uang, proses pencernaan.
B. ANALITYC SISTEM.
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.
Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :
a. Menentukan identitas dari sistem.
- sistem apa yang diterapkan
- batasannya
- apa yang dilaksanakan sistem tersebut
b. Menentukan tujuan dari sistem.
- output yang dihasilkan dari isi sistem
- fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan
c. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.
- tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.
- cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain
d. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.
Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur Kantor
Perensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan tindakan apa yang dilakukan, kapan, oleh siapa, dimana, dan bagaimana. Dalam hal ini, pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi.
0 Response to "DEFINISI PROSEDUR KANTOR"
Post a Comment