ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :
1. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
B. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.
C. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)
Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin.
Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
1. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
2. Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.
3. Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.
D. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.
1. Permintaan dari dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya.
Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu estándar perencanaan langsung. Mulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki.
2. Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.
E. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
2. membaca suatu pesan)
3. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
4. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.
Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.
0 Response to "ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN"
Post a Comment